一、总则：
1、为加强基金会的档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效保护及利用档案，为基金会发展服务，特制定本制度；
2、基金会档案，是指基金会从事公益活动、提供服务活动、日常管理活动及其他活动形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；
3、基金会相关活动的承办人员应保证经办文件的系统完整，结案时应及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理：
1、基金会由办公室专人负责文件材料的管理；
2、文件材料的收集由经办人员负责整理，交秘书长审阅后归档；
3、一项工作由多部门多公司参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。
三、归档范围：
1、重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪录等；
2、公益活动相关资料；
3、基金会对外的正式发文及与有关单位来往的文书；
4、基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批示、会议纪录 ；
5、基金会与有关单位签订的捐赠合同、服务协议书等文件资料；
5、基金会员工劳动、工资、福利方面的文件材料；
6、基金会的大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求：
1、档案管理的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值 ，便于保管和利用；
2、归档的文件材料总数、份数及每份文件的页数应齐全完整；
3、在归档文件材料中，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即请示、批复、后续执行文件放置在一起，不得分开，即保持文件之间密切联系并进行系统的排列；
4、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责：
1、按有关规定做好文件收集、整理、分类、归档等工作；
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档；
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护基金会档案的完整与安全。
六、档案的利用：
1、基金会档案只有内部人员可以借阅，借阅者须填写借阅单，报秘书长批准后，方可借阅；
2、档案的借阅最长期限为一周，对借出档案，办公室人员应及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书长处理；
3、必须严格保密，不得泄露档案材料内容，如发现遗失，须立即上报，追究责任；
4、不得拆卷或任意抽换卷内文件；
5、必须爱护档案，保持整洁， 不得在档案材料中写字、划定或做记号；
6、不得转借档案，必须专人专用；
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，应办理续借手续。
七、本制度解释权归基金会办公室所有，从即日开始执行。
北京中科科教发展基金会
2017年3月29日